Melbourne, ngày 21 tháng 10 năm 2025

Kính thưa:

– Quý vị lãnh đạo các tôn giáo,

– Quý vị lãnh đạo Hội Cựu Quân Nhân QLVNCH Victoria,

– Quý vị lãnh đạo các hội đoàn,

– Quý vị trong Ban Cố Vấn,

– Giới truyền thông và báo chí, cùng toàn thể đồng hương.

Ban Chấp Hành xin thông báo đến quý vị sau 8 tháng làm việc, cuối cùng, Bộ Tiêu Thụ (Consumer Affairs Victoria) đã mời Cộng Đồng họp với họ để đi đến quyết định chung về Nội Quy 2024.

Theo lời mời vào ngày 17/9/2025, một cuộc họp giữa Trưởng Ban Pháp Lý, Luật sư cố vấn Nguyễn Tân Hải và Trưởng ban Tu Chính Nội Quy, ông Nguyễn Duy Nhạc, với Bộ Tiêu Thụ gồm một cố vấn cao cấp về luật pháp và hai thành viên cao cấp của Bộ đã đưa ra quyết định như sau:

1.Phía Bộ Tiêu Thụ đồng ý Nội Quy 2024 đã được trên 75 % thành viên thông qua trong Đại Hội Tu Chính ngày 24/11/2024 nên họ tuyệt đối tôn trọng Nội Quy 2024 của Cộng Đồng chúng ta.

2.Vì đã được thông qua trong một Đại Hội Tu chính, Nội Quy 2024 đã trở thành văn kiện pháp lý mà tất cả các thành viên phải tuân thủ kể từ ngày 24/11/2024.

3.Tuy nhiên, phía Bộ Tiêu Thụ đề nghị Ban Chấp Hành tổ chức một Đại Hội Tu chính để các thành viên quyết định tu chính một số điều khoản được bổ sung hoặc sửa đổi giúp Nội Quy 2024 theo sát Điều Lệ Mẫu của Đạo luật Cải cách Hiệp hội năm 2012. (xin xem phụ đính 3 đính kèm)

Ban Chấp Hành đồng ý triệu tập Đại Hội Tu Chính Nội Quy với chi tiết như sau:

• Thời gian: Chủ Nhật ngày 23/11/2025, từ 1 giờ đến 5 giờ chiều.
• Địa điểm: Trung Tâm Sinh Hoạt Cộng Đồng, 90 Knight Avenue North Sunshine.
• Xin lưu ý chỉ công dân Úc gốc Việt cư ngụ tại Victoria mới được quyền bầu.

Nếu số thành viên tham dự Đại Hội đạt trên 50 người và những điều khoản được bổ sung, sửa đổi được thông qua với đa số tuyệt đối 3/4 phiếu thuận thì Bản Nội Quy 2025 sẽ bắt đầu có hiệu lực ngay từ ngày 23/11/2025.

Theo yêu cầu của Bộ Tiêu Thụ, nếu kết quả Đại Hội không đạt được trên 50 thành viên tham dự hay không được đa số tuyệt đối 3/4 phiếu thuận thì Bản Nội Quy 2024 sẽ tiếp tục có hiệu lực. Nhưng Cộng đồng chúng ta sẽ phải tuân thủ các điều khoản tương ứng trong Điều Lệ Mẫu của Đạo luật Cải cách Hiệp hội năm 2012. (xin xem phụ đính 3 đính kèm)

Một lần nữa Ban Chấp Hành và Ban Tu Chính xin cảm ơn tất cả những quan tâm đóng góp xây dựng Bản Nội Quy 2024 và kính mời quý vị tham gia Đại Hội để biểu quyết Nội Quy 2025.

Sau 50 năm định cư với một bản nội quy mới cho phép chúng ta hướng đến tương lai. Một tương lai tươi đẹp kết nối mọi thành viên cùng nhau xây dựng và phát triển Cộng Đồng.

Sau khi Đại Hội biểu quyết nếu còn thời giờ chúng tôi sẽ trình bày cùng quý vị những dự án tương lai cũng như sẽ giải đáp tất cả các thắc mắc được quý vị nêu ra.Thay mặt, BCH-CĐNVTD

Nguyễn Quang Duy

Chủ tịch Cộng Đồng Người Việt Tự Do tại Victoria

PUBLIC ANNOUNCEMENT

RE: To attend the Special General Meeting for Voting on the Amendments to the Constitution 2024 on Sunday, November 23, 2025

Dear Vietnamese Community Leaders and Members,

The VCA-VIC Executive Committee has the pleasure to inform you that after eight months working tirelessly, at the end, the Consumer Affairs Victoria has invited the VCA-VIC to meet them to discuss on the resolution of Constitution 2024 matters.

On September 17, 2025, a meeting was held between the Head of the VCA-VIC Legal Committee, Legal Advisor Nguyen Tan Hai, and the head of the Constitution Amendments Committee, Mr. Nguyen Duy Nhac, with officers from the Consumer Affairs Victoria, which included a senior legal advisor and two senior members of the CAV. The meeting of both parties have reached the following decisions:

1.The Consumer Affairs Victoria agreed that the 2024 Constitution would be fully respected because it was approved by over 75% of the members at the Amendment General Meeting on November 24, 2024.

2.The Constitution 2024 legally binds VCA-Vic and its members. As such the Constitution 2024 has operated since it was adopted by VCA-Vic members on 24/11/2024.

3.However, the Consumer Affairs Victoria suggested that the Executive Committee organize a Special General Meeting for VCA-Vic members to decide on amendments or additions rules to help the Constitution 2024 closely align with the Model Rules under the Associations Incorporation Reform Act 2012. (Please see Attachment 3.)

The Executive Committee agrees to convene the Special General Meeting with the following details:

• Date and time: Sunday 23 November 2025, from 1pm to 5pm.
• Venue: Vietnamse Community Centre, 90, Knight Ave, Sunshine North.
• Only Vietnamese – Australian having Australian citizenship who are residents in Victoria will be permitted to vote at the meeting.

If the quorum of the members attending the Special General Meeting exceeds 50 and an absolute majority of 3/4 of the votes agree with the added or amended provisions, the Constitution 2025 will come into effect from November 23, 2025.

According to the requirements of the Consumer Affairs Victoria, if the Special General Meeting does not reach more than 50 participants or does not achieve an absolute majority of 3/4 of the votes in favor, the Constitution 2024 will continue to be in effect. However, our VCA-Vic will have to comply with the corresponding provisions of the Model Rules under the Associations Incorporation Reform Act 2012 (please see Appendix 3 attached).

Once again, the Executive Committee and the Constitution Amendments Committee would like to thank everyone for your contributions in the development of the Constitution 2024 and cordially invite you to participate in the Special General Meeting to vote on the Constitution 2025.

After 50 years of settlement, a new Constitution allows us to look toward the future, a bright future connecting all members, building, and developing our community.

After the Special General Meeting voting, if time permits, we will present to you future projects and answer any questions you may have.

Best regards,

For the VCA-VIC Executive Committee,

Nguyễn Quang Duy

President

Phụ Đính Nội Quy Số 3

Bản Phụ Đính này gồm hai phần:

Phần 1 gồm những điều khoản đã được thêm hoặc sửa đổi trong Nội Quy 2024 theo yêu cầu của nhân viên bộ Consumer Affairs Victoria.

Phần 2 gồm các điều khoản tương ứng của Bản Điều Lệ Mẫu của Consumer Affairs Victoria.

Nếu Đại Hội bầu thuận cho các điều khoản đã sửa đổi, các điều khoản này sẽ chính thức có hiệu lực, và Nội Quy 2024 sẽ trở thành Nội Quy 2025. Nếu Đại Hội không chấp thuận các sửa đổi này, các điều khoản tương ứng của Bản Điều Lệ Mẫu liệt kê ở Phần 2 sẽ được áp dụng.

Phần 1:  Sau thời gian làm việc với nhân viên bộ CAV, những thay đổi sau đây đã được đưa vào Nội Quy 2024. Các điều khoản mới – được in màu đỏ dưới đây – gồm một điều mới (Điều 35) và sáu khoản mới: 8.4; 10.7; 10.8; 21.1; 32.4; và 53.2:

8. Điều 8: thêm Khoản 8.4 về việc lưu trữ hồ sơ:

8.4.  Sổ đăng ký hội viên, danh sách thành viên cá nhân tham gia bầu cử  Ban Chấp Hành và Ban Cố Vấn, và hồ sơ của các thành viên biểu  quyết cho các nghị quyết đặc biệt phải được lưu trữ và bảo mật  theo quy định tại Điều 21 của Bản Nội Quy này. Thư Ký Ban Chấp  Hành chịu trách nhiệm lưu trữ thông tin.

10. Điều 10: thêm hai Khoản 10.7 và 10.8 về quyền khiếu nại của thành viên:

10.7. Thành viên có quyền khiếu nại về một hoặc nhiều cá nhân trong Ban Chấp Hành, Ban Cố Vấn và các cơ quan khác trong hệ thống quản tri CĐNVTD Victoria.

10.8.  Thư khiếu nại phải được gửi chính thức và riêng biệt đến địa chỉ chính  thức của Ban Chấp Hành hoặc Ban Cố Vấn CĐNVTD theo quy định tại Điều 30 (30.3) và Điều 31 (31.4). Nếu không đồng ý với cách giải quyết khiếu nại của Ban Chấp Hành hoặc Ban Cố Vấn CĐNVTD, người khiếu nại có thể yêu cầu được sự việc ra Hội Đồng Hòa Giải, theo quy định tại Điều 37 – Tiến Trình Hòa Giải.

21. Điều 21: thêm khoản 21.1 về việc lưu trữ danh sách và tài liệu:

21.1. Tất cả các văn bản quy định, sổ đăng ký hội viên, sổ đăng ký thành viên cá nhân tham gia bầu cử và biểu quyết nghị quyết tại Đại hội, sổ đăng ký các nhà tài trợ trong danh sách gây quỹ, thư từ chính thức, thông báo, báo cáo, biên bản họp, thư điện tử và các tài liệu liên quan đến hoạt động của Cộng Đồng Người Việt Tự Do phải được lưu trữ trong hệ thống lưu trữ thông tin của Cộng Đồng Người Việt Tự Do.Mọi văn bản quy phạm, văn thư, thông báo, báo cáo, biên bản, điện thư và các tài liệu liên quan đến sinh hoạt của Cộng Đồng Người Việt Tự Do tại Victoria phải được lưu giữ trong hệ thống lưu trữ thông tin của Cộng Đồng Người Việt Tự Do tại Victoria.

32. Điều 32: thêm khoản 32.4 về nhiệm vụ hòa giài của Hội Đồng Hòa Giải trong việc giải quyết khiếu nại của thành viên:

32.4. Hội đồng hòa giải có thể được thành lập để giải quyết khiếu nại của  thành viên CĐNVTD Victoria đối với thành viên của Ban Chấp Hành hoặc Ban Cố Vấn, sau khi Ban Chấp Hành hoặc Ban Cố Vấn không thể giải quyết khiếu nại theo yêu cầu của người khiếu nại.

1. Chương VI: thêm chữ Khiếu Nại vào tiêu đề.

Thêm Điều 35 về thủ tục giải quyết khiếu nại của thành viên:

CHƯƠNG VI

THỦ TỤC GIẢI QUYẾT KHIẾU NẠI, BẤT ĐỒNG và BIỆN PHÁP KỶ LUẬT

Điều 35 – Áp Dụng Thủ Tục Khiếu Nại

35.1. Thủ tục khiếu nại được quy định trong Chương này áp dụng cho các tranh chấp trong giới hạn Nội Quy này giữa:

1. a) một thành viên và một thành viên khác; và
2. b) một thành viên và Ban Chấp Hành; và
3. c) một thành viên và CĐNVTD Victoria.

35.2.  Khiếu nại của một thành viên đối với một cá nhân hoặc một ban trong

hệ thống quản trị của CĐNVTDVictoria phải được gửi đến Ban Chấp Hành hoặc Ban Cố Vấn theo cách thức được quy định tại Khoản 10.7 và Khoản 10.8 của Điều 10 và Khoản 30.3 của Điều 30 của Bản Nội Quy này.

35.3.  Các bên liên quan đến tranh chấp phải cố gắng tự giải quyết tranhchấp giữa họ trong vòng 14 ngày kể từ ngày tranh chấp được thông tri cho từng bên.

35.4. Một thành viên không được bắt đầu thủ tục khiếu nại liên quan đến một vấn đề đang là đối tượng của thủ tục kỷ luật, cho đến khi thủ tục kỷ luật được hoàn tất.

43. Điều Khoản 43.3 về thời hạn gởi thơ mời Đại Hội Đặc Biệt, xóa chữ “trừ trường ḥợp khẩn cấp.”

43.3.   Đại Hội Đặc Biệt là Đại Hội được triệu tập cho một mục tiêu cụ thể, Theo quy định tại Chương VII Điều 41, và cho các vấn đề quan trọng khác. Thư mời Đại Hội Đặc Biệt phải được gởi ít nhất bốn tuần trước ngày Đại Hội Đặc Biệt, trừ trường hợp khẩn cấp. Đại Hội Đặc Biệt chỉ chú trọng giải quyết các vấn đề chính nêu ra trong thư yêu cầu tổ chức Đại Hội.

1. Điều 53: thêm chữ “và kết thúc.”

Khoản 53.1 và 53.2 thay tỷ lệ 100% bằng tỷ lệ 75%.

Điều 53 – Giải Thể và Kết Thúc

53.1. Trong trường hợp bất khả kháng Cộng Đồng Người Việt Tự Do tại

Victoria không thể hoạt động được nữa, việc giải thể Cộng Đồng Người Việt Tự Do tại Victoria sẽ do một Đại Hội Đặc Biệt quyết định. Tỷ lệ đồng ý cho việc giải thể là 100% số thành viên tham dự.

53.2.  Thông Báo triệu tập Đại Hội Đặc Biệt để thông qua Nghị Quyết về việc  giải thể/chấm dứt phải được gởi đến thành viên bằng các phương tiện chính thức  21 ngày trước ngày Đại Hội Đặc Biệt. Nghị Quyết của Đại Hội Đặc Biệt chỉ được thông qua với ít nhất 75% phiếu thuận của các thành viên tham gia bỏ phiếu.

Phần 2:

Nếu Đại Hội Đặc Biệt không thông qua các điều khoản đã sửa đổi kể trên, các điều khoản tương ứng – gồm các điều khoản 25, 26 và 75 – của Bản Điều Lệ Mẫu (Model Rules) sẽ được áp dụng.

25- Áp dụng

(1) Thủ tục phàn nàn khiếu nại được trình bày ở Khoản này được áp dụng cho những vụ tranh cãi theo những Điều lệ này giữa—

(a) thành viên này với thành viên kia; và

(b) thành viên với Ban Chấp Hành, và

(c) thành viên với CĐNVTD Victoria.

(2) Thành viên không được phép thực hiện thủ tục phàn nàn liên quan tới vụ việc thuộc phạm vi thủ tục kỷ luật cho đến khi đã hoàn tất thủ tục kỷ luật.

26 – Các bên phải tìm cách giải quyết việc tranh cãi

Các bên trong vụ việc tranh cãi phải tìm cách giải quyết sự việc với nhau trong vòng 14 ngày tính từ ngày mỗi bên được biết về vụ việc tranh cãi.

75 – Lưu giữ và kiểm tra sổ sách và giấy tờ

(1) Thành viên có thể yêu cầu xem/kiểm tra mà không phải trả lệ phí cho bất kỳ điều nào sau đây—

(a)  sổ thành viên; [không áp dụng cho CĐNVTD]

(b) biên bản phiên họp tổng quát;

(c) tùy theo điều lệ phụ (2), giấy tờ, sổ sách tài chính, chứng khoán và bất kỳ giấy tờ liên quan nào khác của Hiệp hội, kể cả biên bản phiên họp Ban trị sự.

(2) Ban trị sự có thể khước từ cho phép thành viên kiểm tra giấy tờ của Hiệp hội liên quan đến vụ việc có tính cách bảo mật, cá nhân, nhân dụng, thương mại hay pháp lý hoặc nếu cho phép sẽ có thể gây tổn hại cho quyền lợi của Hiệp hội.

(3) Khi có yêu cầu, Ban trị sự phải cung cấp những Điều lệ này cho thành viên và đương đơn xin gia nhập làm thành viên miễn phí.

(4) Tùy theo điều lệ phụ (2), thành viên có thể sao chụp bất kỳ giấy tờ, hồ sơ nào khác của Hiệp hội được đề cập trong điều lệ này và Hiệp hội có thể tính lệ phí hợp lý cho việc sao chụp đó.

(5) Đối với mục đích của điều lệ này—

giấy tờ liên quan có nghĩa là bất kỳ hồ sơ hay giấy tờ khác có liên quan đến tình trạng hợp thức hóa và quản trị Hiệp hội bất kể đã được gom góp, ghi nhận hoặc lưu trữ theo cách nào và bao gồm những giấy tờ, hồ sơ dưới đây—

(a) hồ sơ thành viên;

(b) bản khai tài chính;

(c) hồ sơ tài chính;

(d) bất kỳ hồ sơ hay giấy tờ nào liên quan tới giao dịch, thỏa thuận, hoạt động hoặc tài sản của Hiệp hội.